CUMPLIMIENTO NORMATIVA

Almacenamiento, gestión y firma de documentación laboral

Dictámenes Dirección del Trabajo

Documentación laboral. Documentación electrónica. Firma electrónica

Dictamen 4890

17/12/2013
  1. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

    Nosotros te proveemos de un Anexo para que pueda ser firmado electrónicamente por tus trabajadores donde aceptan esta forma de tratamiento de su documentación laboral.

  2. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico a la cuenta particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a direcciones institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

    Al firmar el Anexo indicado en el punto anterior, el trabajador acepta que su documentación sea gestionada con su cuenta de correo electrónico particular. Así, cada vez que se solicita su firma o cuando el documento es firmado electrónicamente por las partes, se le envía automáticamente el documento a su respectiva cuenta de correo electrónico. De igual manera, el documento firmado electrónicamente es accesible para el trabajador desde ControlDoc.


Dictamen 0789/15

16-02-2015

El software de centralización de documentación debe considerar los siguientes elementos básicos:

  1. Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
  2. Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.
  3. El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
  4. Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
  5. Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir

Con tu usuario puedes designar una cuenta del sistema para que sea utilizada por un fiscalizador, dándole permisos de lectura de toda la información y documentación laboral de la empresa, pudiendo acceder desde cualquier ubicación vía Internet.

De igual manera, los documentos firmados electrónicamente pueden ser accedidos vía electrónica o ser impresos para una eventual ratificación de los antecedentes laborales.

¿Debo realizar algún trámite con la Dirección del Trabajo para hacer uso de la firma electrónica?

Fuente: Dirección del Trabajo

Es necesario realizar un trámite con la Dirección del Trabajo sólo si tu empresa cuenta con más de una sucursal, lo que te permitirá hacer uso de la firma electrónica de documentación laboral.

Si cuentas con más de una sucursal debes solicitar a la Dirección del Trabajo la Autorización para centralizar la documentación laboral y previsional en un solo lugar. De esta manera las fiscalizaciones que realice la Dirección del Trabajo las podrá realizar en la sucursal seleccionada para centralizar la documentación, mediante el sistema ControlDoc, o bien, el fiscalizador podrá realizar la revisión vía internet accediendo al sistema desde las oficinas de la Dirección del Trabajo.

¿Cómo y donde hago el trámite?

1

En Línea
Trámite en Línea
  Sin costo
  1. Haga clic en ir al trámite en línea.
  2. Escriba su RUT y clave, y haga clic en entrar. Si no está registrado, cree una cuenta.
  3. Antes de activar la centralización de documentos, actualice la nómina de sucursales, faenas u obras de la empresa, haciendo clic en declaración y actualización obras/faenas.
  4. Haga clic en centralización de documentos, y complete los datos requeridos. Si lo desea, haga clic en historial para ver el listado previo de resoluciones de centralización (sólo en el caso de que existan).
  5. Haga clic en grabar.
  6. Como resultado del trámite, habrá solicitado la centralización de la documentación laboral y previsional. Podrá obtener la resolución que autoriza este proceso inmediatamente.

2

En Oficina
Trámite en Oficina
  Tiene un costo de $5.000
  1. Deposite el monto correspondiente ($5.000) en la cuenta corriente Nº9021574, de BancoEstado, a nombre de la Dirección del Trabajo (DT), RUT 61.502.000-1.
  2. Reúna los siguientes antecedentes:
  3. Diríjase a la oficina de la Inspección del Trabajo que corresponda al domicilio de la empresa.
  4. Explique el motivo de su visita: solicitar la autorización para centralizar la documentación laboral y previsional.
  5. Entregue los antecedentes requeridos.
  6. Como resultado del trámite, habrá solicitado la centralización. Podrá obtener la resolución que autoriza este procedimiento, en un plazo de 30 días corridos (desde que realizó la solicitud).

Si necesitas mas información o asesoría legal para contratar controldoc escribenos al correo ventas@controldoc.cl o envíanos un mensaje