CUMPLIMIENTO NORMATIVA

Dictámenes Dirección del Trabajo

Documentación laboral. Documentación electrónica. Firma electrónica

Dictamen 4890

17/12/2013
  1. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

    Nosotros te proveemos de un Anexo para que pueda ser firmado electrónicamente por tus trabajadores donde aceptan esta forma de tratamiento de su documentación laboral.

  2. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico a la cuenta particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a direcciones institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

    Al firmar el Anexo indicado en el punto anterior, el trabajador acepta que su documentación sea gestionada con su cuenta de correo electrónico particular. Así, cada vez que se solicita su firma o cuando el documento es firmado electrónicamente por las partes, se le envía automáticamente el documento a su respectiva cuenta de correo electrónico. De igual manera, el documento firmado electrónicamente es accesible para el trabajador desde ControlDoc.


Dictamen 0789/15

16-02-2015

El software de centralización de documentación debe considerar los siguientes elementos básicos:

  1. Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
  2. Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.
  3. El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
  4. Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
  5. Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir

Con tu usuario puedes designar una cuenta del sistema para que sea utilizada por un fiscalizador, dándole permisos de lectura de toda la información y documentación laboral de la empresa, pudiendo acceder desde cualquier ubicación vía Internet.

De igual manera, los documentos firmados electrónicamente pueden ser accedidos vía electrónica o ser impresos para una eventual ratificación de los antecedentes laborales.